Excel : votre meilleur ennemi ?

Comment Excel peut nuire à l'entreprise

Excel est aujourd’hui utilisé en masse au point d’être devenu incontournable dans les entreprises. Son succès réside dans sa facilité de prise en main et ses capacités très développées de personnalisation de tableaux et rapports.

Néanmoins, une mauvaise utilisation d’Excel peut s’avérer extrêmement contre-productif voire nuisible pour l’entreprise.

L’ERP est la première victime.

Par manque de formation à l’ERP (Enterprise Resource Planning) ou par difficulté à l’utiliser, certains collaborateurs se réfugient dans la simplicité d’Excel. Ils y saisissent des données déjà existantes dans l’ERP. Au fil du temps, un véritable système parallèle se met en place. Et les problèmes commencent…

Des conséquences préjudiciables pour l’entreprise.

Tout d’abord, le temps consacré à la maintenance des données dans Excel est un total gaspillage. Cette tâche est sans aucune valeur pour l’entreprise et peut être très chronophage si le volume des données à gérer est important. Ce temps pourrait sans doute être beaucoup mieux investi.

Ensuite, la qualité des données elle-même est mise à mal. En effet, il est impossible de garantir une parfaite synchronisation entre les données de l’ERP et celles des fichiers Excel. Au final, le doute s’installe : laquelle de ces deux sources est fiable ? Dans la durée, on peut affirmer qu’aucune des deux ne le sera !

Faut-il bannir Excel ?

Excel reste un très bon outil à condition de l’utiliser en complément et non en concurrence d’un système de données existant. Il est par exemple très intéressant d’utiliser la base de données de l’ERP comme source de données connectée à Excel. Les capacités d’Excel dans la représentation graphique seront parfaites pour créer un indicateur de performance clé (KPI) dynamique. Les données seront maintenues exclusivement dans l’ERP garantissant ainsi l’unicité des valeurs. Quant à la liaison dynamique, c’est un gain de productivité énorme qui évitera une manipulation source d’erreur et consommatrice de temps.

Le temps est une denrée rare et la qualité des données fondamentale pour la prise de décision. Ainsi, un audit régulier au sujet de l’utilisation d’Excel par les collaborateurs peut s’avérer très rentable.

 


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