L’efficacité du système de pilotage dépend aussi de la manière dont sont construits les axes analytiques. Le plan comptable est le premier d’entre eux. Il est complété selon les entreprises par un ou plusieurs autre(s) axe(s) permettant d’imputer une transaction à un département, un projet, un chantier etc…
Chaque axe est composé de membres fréquemment organisés sous forme arborescente.
Voici 5 erreurs à éviter lors de leur construction.
Erreur #1 : Combiner plusieurs axes analytiques en un seul.
Ce que l’on observe parfois
Equipés d’un logiciel de comptabilité ne proposant pas d’axe d’imputation autre que le plan comptable, les utilisateurs contournent le problème en combinant plusieurs axes en un seul. Le nombre de membres de l’axe d’analyse est de fait démultiplié par le nombre de combinaisons entre les informations de nature différente.
Ainsi au lieu d’avoir un seul compte de vente, le compte 3000 par exemple, toute une liste de comptes est créée :
Compte 3000100 – ventes du département 100
Compte 3000200 – ventes du département 200
Etc…
La simple lecture des ventes globales devient compliquée et nécessite une agrégation de tous les comptes dont le préfixe est 3000.
En appliquant cette méthode également aux comptes de charge, le plan comptable devient gigantesque et extrêmement difficile à maintenir et à exploiter.
Nos recommandations
Exploitez les zones de saisie libres !
Lors de l’enregistrement d’une transaction, vous pouvez utiliser une zone de saisie libre pour indiquer une imputation analytique. Bien que les possibilités du champ libre soient limitées, cette solution est tout de même une alternative préférable.
Envisagez le changement de logiciel !
Si la comptabilité analytique revêt un intérêt majeur pour l’avenir de votre organisation, la migration vers un outil plus adapté avec des possibilités d’imputations analytiques plus étendues reste la solution la plus sage.
Erreur #2 : Mélanger des membres de nature différente sur un axe.
Ce que l’on observe parfois
Sur un axe a priori dédié aux départements, figurent des projets ! Dans ce cas comment faire pour imputer une transaction à la fois à un département et un projet ? Impossible !
Finalement, les analyses par projet et par département sont amputées d’une partie de leur valeur selon l’imputation privilégiée.
Utiliser un axe composé de membres de nature différente fausse toutes les analyses.
Nos recommandations
Affinez votre outil analytique !
Vous souhaitez suivre quelques projets ? Dites-vous qu’il y en aura probablement beaucoup d’autres ! C’est l’occasion de créer un troisième axe analytique identifiant les projets. L’axe dédié aux départements sera ainsi préservé.
Contrôlez minutieusement le positionnement du nouveau membre !
Pour cela, liez chaque axe à une question test :
Le nouveau membre représente-t-il une nature d’opération (vente, achat, salaires etc…) ? Si oui, sa place est dans le plan comptable.
Le nouveau membre correspond-il à une subdivision de l’entreprise physiquement identifiée (atelier, département, service etc…) ? Si oui, sa place est sur l’axe « départements »
Le nouveau membre est-il un agrégat de produits et charges émanant de divers départements ? Si oui, sa place est sur l’axe « projets »
Soyez précis dans les libellés !
La désignation du nouveau membre ajouté à un axe est importante. Par exemple, vous créez une nouvelle imputation analytique que vous nommez CONTRÔLE.
C’est dénomination est dangereuse !
Le terme de CONTRÔLE utilisé de manière isolée est équivoque. S’agit-il d’un poste de travail physique dédié au contrôle (localisation géographique), ou d’une opération susceptible d’être réalisée par n’importe quel poste de travail ?
Si vous êtes dans le premier cas, nommez le département « ATELIER CONTRÔLE ». Cela valide la dimension géographique de l’information.
Dans le second cas, nommez le département « OPÉRATION CONTRÔLE ». Cela justifiera sa présence sur l’axe réservé aux types d’activité.
Erreur #3 : Ajouter un membre injustifié sur un axe.
Ce que l’on observe parfois
Le gestionnaire des axes (le contrôleur de gestion) est fréquemment sollicité par les acteurs de l’entreprise pour l’ajout de nouveaux membres à un axe analytique. Cependant, le nouveau membre demandé peut avoir un intérêt très relatif voire n’être qu’une lubie passagère émanant d’une seule personne. Il est même possible que dans un court délai, l’intérêt sera retombé. Si le membre est malgré tout créé, votre axe analytique restera pollué à long terme par un membre inutile dont on oubliera même la signification.
Nos recommandations
Identifiez les caractéristiques nécessaires à la validation d’un nouveau membre !
- Le nouveau membre répond-il à un besoin durable ?
- Le nouveau membre respecte-t-il l’homogénéité des membres de l’axe ?
- Le nouveau membre est-il souhaité par un effectif d’utilisateur significatif ?
- Etc…
Faites confiance à la personne en charge du contrôle de gestion !
Elle a la vision la plus large et la plus claire des conséquences et des risques liés à la création d’un nouveau membre analytique. En cas de réserve de sa part, sachez tenir compte de ses avertissements !
Sa voix doit d’ailleurs être prépondérante dans la décision finale. Il en va de la qualité de votre outil analytique.
Erreur #4 : Utiliser une codification des membres non parlante.
Ce que l’on observe parfois
Une trop grande proximité des règles de codification des membres entre les axes est source de confusion. Le risque nait dès le choix de l’imputation analytique qui peut s’avérer erroné. Il se propage à la compréhension du lecteur des rapports et des indicateurs.
Nos recommandations
Structurez la codification des membres !
Par exemple, décomposez le code en deux ou trois parties : préfixe + corps + terminaison (tout est possible !). Prenez soin de délimiter les différentes parties du code par un nombre de caractères réservé.
Exemple : 11METHDEC est un membre de l’axe analytique identifiant une subdivision de l’entreprise
11 : 2 caractères pour identifier la Business Unit
METH : 4 caractères pour identifier le département METHODES
DEC : 3 caractères pour identifier la section du département METHODES en charge du DECOLLETAGE
A partir de cette base, quasiment par réflexe, on comprend que 21PRODDEC indique qu’il s’agit de l’unité de PRODUCTION dédiée au DECOLLETAGE de la Business Unit 21.
Sachez jouer avec la taille des structures !
Afin de diminuer au maximum les confusions, vous pouvez utiliser un nombre de caractères par code variable d’un axe analytique à l’autre. C’est un moyen de différenciation très efficace.
Exemple : 6 positions pour les DEPARTEMENTS, 8 positions pour les PROJETS etc…
Interdisez les codes « jumeaux » !
Un code utilisé sur un axe ne doit JAMAIS exister à l’identique sur un autre ! Si tel est le cas, seul le libellé vous permet d’éviter la confusion. Dangereux !
Ayez comme ligne directrice qu’un code bien structuré peut se passer de libellé. A lui seul, il est sans équivoque sur son axe d’appartenance et sur sa propre signification.
Avec les codes « jumeaux », cela ne marche pas !
Impliquez les utilisateurs dans la définition des règles de codification !
Parce qu’ils sont en première ligne, ils doivent être consultés lors de la validation des règles de codification ! Si la codification est claire pour eux, les rapports et les indicateurs sont mieux compris et davantage protégés contre le risque d’erreur d’imputation.
Erreur #5 : Créer des membres « Autres » ou « Divers ».
Ce que l’on observe parfois
Par confort ou gain de temps, des membres génériques sont créés pour imputer les transactions plus difficiles à classer. On voit alors fleurir des sections « AUTRES » ou « DIVERS ». Avec le temps, le nombre des transactions imputées à ces membres génériques tend à s’accroitre et devient significatif en valeur.
Malheureusement, leur caractère « non identifié » les rend complètement inexploitables. Pire, l’imprécision se propage sur les autres sections potentiellement privées d’une valeur mal aiguillée. La crédibilité de vos analyses par département en est dégradée !
Nos recommandations
Bannissez systématiquement les imputations génériques !
Solution de facilité à court terme, elles sont un véritable poison pour votre capacité d’analyse. Faites l’effort de créer une section en bonne et due forme si une nouvelle imputation est nécessaire ! Cela prend plus de temps et nécessite davantage de réflexion mais vous contribuez à maintenir la confiance des utilisateurs dans votre outil analytique.
Formez votre personnel !
Il est souhaitable que chaque collaborateur confronté aux imputations analytiques soit au fait des risques d’une mauvaise utilisation. Conscient qu’il fait partie des bénéficiaires d’un pilotage analytique fiable, il aura à cœur d’être le plus précis possible. Il devient alors votre premier rempart contre l’utilisation d’imputations génériques.
