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Changement d’outil, changement de méthode

Changement d’outil, changement de méthode !

La transformation numérique progresse y compris dans les processus financiers et de controlling. Les nombreux outils proposés aujourd’hui séduisent par leur capacité à automatiser et à analyser un grand nombre d’opérations (reporting, budgeting, KPI, projections etc..).

Bien entendu, toutes les entreprises ayant recours à cette modernisation ne partent pas d’une page blanche. Un existant, porté par des outils non spécialisés (Excel dans la plupart des cas), a généré un certain attachement auprès des utilisateurs. Chacun a ses propres repères dans la présentation de l’indicateur X ou du rapport Y qui lui est transmis périodiquement. L’habitude offre un confort rassurant…

Attention au piège !

L’habitude présente un risque. En effet, dans la démarche d’automatisation du reporting, le premier réflexe sera de vouloir reproduire ce dont on dispose déjà, si possible à l’identique, jusqu’aux couleurs et à la taille de la police !

Or, il faut garder à l’esprit que le design des anciens rapports est imprégné des limites d’Excel. Par exemple, si vous souhaitez accéder au chiffre d’affaires de vos départements, pourquoi faire apparaitre le détail de chaque famille de produits ? Excel vous impose de le faire pour exécuter la somme des ventes, alors que la capacité de navigation de votre nouvel outil vous permettra, seulement dans une seconde phase, d’accéder aux détails.

L’importance de la finalité des informations.

En conséquence, les rapports et les indicateurs retranscrits dans le nouvel outil hériteront des imperfections et des lourdeurs de leur prédécesseur si la finalité de l’information n’est pas clairement établie. Quelle information essentielle doit-elle être transmise ? Le reste n’étant que littérature…

La phase « 1 » du projet de modernisation du reporting n’est donc pas le choix et l’implémentation d’un nouvel outil mais bien l’analyse du besoin des éléments à communiquer. Voilà l’occasion d’un grand ménage qui dépolluera le système d’information d’un volume important de données inutiles, et le rendra de fait plus lisible.

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